Working with translation agencies - Hebrew version - עבודה עם סוכנויות תרגום

כמובטח, הרי הנוסח העברי של ההרצאה שנתתי ביום העיון למתרגמים מתחילים, ב- 29 ביולי 2014, בבית ציוני אמריקה בתל-אביב. הנוסח האנגלי מופיע בפוסט הקודם.

טוב, אז החלטתם לעבוד עם סוכנות, או סוכנויות, תרגום. אתם כבר יודעים שיש לזה פלוסים ומינוסים. עכשיו משההחלטה התקבלה, אנחנו הולכים להתרכז באיך להפיק מזה את המקסימום. איך לעשות את זה על הצד הטוב ביותר.

1. לאיזה סוכנות לפנות?
- תעשו שעורי בית. אתר האינטרנט של החברה הוא בעיקר טקסט שיווקי שמיועד ללקוחות-הקצה. אתם צריכים לקרוא בין-השורות ולנסות להבין מה זה אומר  לגביכם. נניח, חברה שמציעה תרגום-תוך-שעה: האם זה מתאים לכם? האם תוכלו להפסיק כל מה שאתם עושים באותו רגע ולהתלבש על טקסט, לתרגם צ'יק צ'ק והיטב?
- חברה שמתמחה בשפות מזרח-רחוקיות מתאימה לכם?
- תתייעצו עם כמה שיותר קולגות שעבדו או עובדים עם חברות. העזרו בפורומים. (תפוז, אג'נדה בפייסבוק, יאהו ועוד) תקראו משוב של מתרגמים אחרים על סוכנויות.
- סוכנויות בחו"ל – אין לי נסיון, פרט לרינה נאמן. שאלו מתרגמים אחרים.

2. איך פונים לסוכנות?
בדרך כלל דרך האתר, או דרך קשרים/פרוטקציה J
השאלון אולי לא ימצא חן בעיניכם, אבל מלאו אותו כמיטב יכולתכם. זכרו שמה שאינכם יכולים להבהיר בשאלון, תוכלו להבהיר בקו"ח שלכם.
- האנשים שבודקים את השאלון והקו"ח הם רק בני אדם. הם יכולים לפספס משהו או לקפוץ למסקנות שגויות.
- חבר המתרגמים: שאלון מלא, אבל הוא מתחבא J
- אניטקסט: פרטים בסיסיים + קו"ח
- אינטראופיס: אין שאלון בינתיים, אבל ישמחו לשמוע מכם בדוא"ל, עם קורות חיים מקצועיים.
- MGS – לשעבר "תרגומי איכות": אין שאלון, אבל יש דף מפורט מאד עם סוגי התרגומים הנחוצים להם. לפי זה תראו אם יש לכם צ'אנס.
- כאמור, קשרים עם מישהו בסוכנות יכולים לעזור.
- טרנסנט  - הדף הרלבנטי בבניה; בינתיים השתמשו ב"צור קשר"
- רנה נאמן (ארה"ב)– אין לינק שמיועד למתרגמים. אולי אפשר ליצור קשר דרך "צור קשר"...

3. קורות חיים: איך להציג את עצמכם?
כתיבת קו"ח היא תורה בפני עצמה. מה-לא-לכתוב חשוב לא פחות ממה-כן-לכתוב. ראו בשני הפוסטים הבאים:

- איך לא לכתוב ולשלוח קו"ח (פוסט באנגלית, אבל בחיי שווה קריאה)
- למי אכפת מתי היומולדת שלך (כנ"ל)
טיפ נוסף: קו"ח לא כותבים פעם אחת ודי. מעדכנים ומתאימים לפי הלקוח הפוטנציאלי.
- פוסט מעולה על כתיבת קו"ח – באתר של יעל סלע-שפירו. (הידד, פוסט בעברית.)

4. מהם השיקולים הכי חשובים בבחירת סוכנות?
- בנוסף לתשלום (לא רק כמה אלא גם מתי): האם המסמך שלכם יעבור עריכה מקצועית. והאם תקבלו משוב על התרגום שלכם, לפחות בעבודות הראשונות.

- כמה עבודה הם יכולים לספק לכם?
- האם אתם מרגישים ש"יש עם מי לדבר".

5. להתמקד בתחום שלכם או להסתעף?

 - למתרגם מתחיל אני ממליצה להתמקד במה שהוא יודע הכי-טוב. אבל אם מה שאת יודעת הכי טוב זה לעצב נעליים, תקבלי עבודה פעם בשנה במקרה הטוב. בחרו בתחום שגם מדבר אליכם וגם שיש לו ביקוש. ראו ביתר הרחבה את המצגת (באנגלית, תתגברו!) של יעל סלע שפירו, "לגוון או להתנוון".

6. כלים מקצועיים:

- האם תוכנות עזר לתרגום (כגון MemoQ, WordFast, Trados) תעזור לכם להתקבל לעבודה? – בגדול, כן.
אשר לשליטה בוורד, אקסל, ואולי תוכנה גרפית כלשהי -- זו כיום דרישה די בסיסית. אתם לא צריכים לדעת InDesign אבל אתם כן צריכים להסתדר עם PowerPoint  .

7. מה לשאול את איש/אשת הקשר בסוכנות עם קבלת העבודה:

- כמה זה דחוף, מה הדדליין, והאם יש תוספת דחיפות. זכרו את חוק מרפי למתרגמים: כל עבודה תתברר כמסובכת/קשה יותר ותיקח יותר זמן מכפי שנראה במבט ראשון. (בדוק!)

- למי ולמה הטקסט מיועד.  האם זה להבנה פנימית בתוך הארגון?  או שמא לחוברת שתופק על ניר כרומו בעיצוב של גרפיקאי?

- האם זה מכתב אישי שצריך להיות בסגנון חמים, או שזה מיועד כעדות בבית משפט?

 - האם זה צריך להיות באנגלית בריטית או אמריקאית? צרפתית של צרפת או קוויבק? ספרדית קסטליאנית או דרום-אמריקאית?

- האם יש מילון מונחים?

- אם דברים בטקסט ממש לא-מובנים, למי לפנות, מי יספק הבהרות, ומתי אפשר לפנות אליהם?

8. תאום ציפיות:

- מה הסוכנות רוצה מכם? בקיצור: שתעבדו טוב, מהר, ובזול. ושתהיו נחמדים.

9. איך מגישים עבודת תרגום:
- בזמן! (זכרו את חוק מרפי)
- לפי הנחיות הסוכנות

- עיצוב מסמך קרוב ככל האפשר למסמך המקור
- אחרי שעשיתם עריכה-עצמית, ליטוש והגהה ובדקתם איות שמות, מונחים וכד'
- עם כמה שפחות "הערות המתרגם", היילייט צהוב וסימני שאלה.
- שמרו תמיד עותק של המקור והתרגום. דאגו לגיבוי יומיומי על "ענן" או דיסק חיצוני או שניהם.

- זכרו ללחוץ CTRL+S  כל כמה דקות במרוצת העבודה, ותחסכו לעצמכם הרבה עגמת נפש.

10. "הגורם האנושי", או "מישהו לרוץ איתו"

טפחו איש/אשת קשר בסוכנות ותהיו נחמדים אליהם! גם בטלפון וגם במייל. אתם לא חייבים להסתחבק או ליהפך לידידי נפש, אבל תהיו מנומסים.

11. תשלום: כסף זו לא מלה גסה

– תרשמו בטבלה, גליון אקסל, כרטיסיה, או כל דרך אחרת שנוחה לכם את הפרטים של כל עבודה: הלקוח, שם הקובץ, הנושא, מספר מלים, תעריף. כאשר תקבלו את התשלום החודשי, תשוו עם הרישום שלכם. כולנו בני אדם. כבר קרה לי שסוכנות שילמה לי פעמיים את אותו חשבון, וקרה שסוכנות דילגה בטעות על עבודה אחת שעשיתי בשבילה.

- התוכנה "עבודת מלים" – יש גירסה מלאה וגירסה "לייט" למתרגמים עם היקף עבודה נמוך יחסית.

- מתי אפשר לבקש העלאה:
- אחרי שעבדתם עם הסוכנות כמה חודשים לפחות והוכחתם את עצמכם בעקביות כמתרגמים טובים ואחראיים
- אם התחלתם לקבל חומר קשה/מסובך יותר שדורש יותר השקעה של זמן.

12. גם למתרגם טוב יש ימים רעים

- גם מתרגם טוב לא תמיד קולע למטרה. ולפעמים לקוח-הקצה פשוט לא אוהב את הסגנון.

- אם מתרגם הוא בדרך כלל טוב, הסוכנות לא תפסיק לעבוד איתו. אולי הם יהיו יותר זהירים בסוג הטקסט שנותנים לו; אולי יבדקו את עבודתו במשך זמן מה אחרי המקרה.

- ואולי המתרגם ילמד להגיד "לא" לטקסטים מועדים לפורענות...

13. סיבות עקריות לתלונת לקוח-קצה
- לא נעשה תאום ציפיות עם הלקוח.  (למשל, תרגום שיווקי שגובל בקופירייטינג לעומת "סתם" תרגום; ההבדל בין הגהה לעריכה, ועוד.)

- בחירת המתרגם הלא-מתאים לעבודה

- מסירת העבודה ללקוח בלי שהתרגום עבר עריכה (רשת הבטחון של המתרגם והסוכנות)

14. משוב חיובי לעומת ליטוף האגו

קבלת משוב חיובי ומחמאה בנוסח "לקוח הקצה היה מאד מרוצה מהתרגום" זה נפלא. אבל אל תפלו בפח של "רציתי דווקא אותך לעבודה הזאת" – נכון, יש סוכנויות שמתכוונות לזה. ויש שמשתמשות במשפט הזה מתוך גישה צינית, כאילו מחמאה שווה כסף. (יש מתרגמים שמוכנים לעבוד בזול, העיקר שילטפו להם את האגו).

בונוס:

במקרה שפספסתם את ההרצאה של אביבה דורון ואליעזר נובודבורסקי, "צריך שניים לטנגו", הרי כמה מהפלוסים של עבודה בשביל סוכנות תרגום:

- לא צריך לרדוף אחר לקוחות – העבודה מגיעה אליכם למחשב
- לא צריך לרדוף אחר הכסף – סוכנות טובה משלמת כמו שעון
- לא צריך להתעסק עם לקוחות-קצה מעצבנים, הסוכנות מתווכת ביניכם
- במקרה הטוב: עוד זוג עיניים עובר על התרגום, ועוד זוג ידיים מטפל בצד הגרפי.

ברוכים הבאים למצטרפים אל שורותינו, שיהיה בהצלחה ובכיף!

 

How to work with translation agencies - English version

As promised, the text of my talk at the ITA's seminar for new translators, July 29th, 2014, at the ZOA House in Tel Aviv. The Hebrew version appears here.

OK, so you’ve decide to work with translation agencies. The question now is how to do it right and make the most of it.

1. Which agency/agencies to approach?

- Do your homework. Peruse agencies’ websites. Though they’re intended mainly for end-clients, you can still read between the lines and figure out the implications for you. E.g., an agency that offers one-hour translation: is that right for you? Can you drop everything and produce a good translation within an hour?

- Agency that translates into Far East languages?

- Ask your buddies who work/have worked with agencies. Look for helpful info and relevant feedback on translators’ lists and forums. (Tapuz, Agenda/FB, Yahoo Groups, etc)

- Overseas agencies – I have no personal experience, except for Rina Ne’eman. Ask other translators.

2. How to approach an agency

- Most agencies’ websites have a link, menu option or button for translators. Complete the questionnaire and send it, along with your CV. While keeping in mind that those reading it, and your CV, are only human and can overlook or misunderstand something you wrote.

- Hever Translators’ Pool: A full questionnaire, but it’s well-hidden J

- Anytext: Basic details/info + CV

- InterOffice: No questionnaire until their new website is up and running. Meanwhile, they’ll be happy to hear from you by email, with a professional CV.

- MGS Language Services – formerly Quality Translations – no questionnaire, but a page with highly detailed info about their preferred fields of expertise.

- Transnet – Their “wanted” page is under construction. Use their Contac Us page.

- Rina Ne’eman (USA) – No link for translators. I assume you can use their Contact Us link.

If you have connections in an agency, this is the time to use it. (“protektzia”)

3. CV: How to present yourself?

Writing a CV is an art in itself. What to leave out is nearly as important as what to include. See my two earlier posts on this subject:

How not to write and send a CV

Who cares when you were born

Tip: Writing a CV is not a one-time effort. It should be updated periodically, and adapted to suit the addressee and the job you’re applying for.

For in-depth explanations on how to write your CV, see Yael Sela-Shapiro’s excellent post.

4. What’s the most important consideration when choosing a translation agency?

- In addition to their rates  & terms of payment: Will your translation be edited, and will you receive feedback, at least on your first few submissions?

- Do you feel you have a rapport with someone at the agency?

5. Stick to what you know best, or diversify?

- For starters, I recommend sticking to what you know best. But if your expertise is shoe design, you’ll get work once a year if you’re lucky. So choose an additional field which you’ll feel comfortable with, and for which there’s demand.

For a more in-depth, and entertaining, review of this issue, see Yael Sela-Shapiro’s presentation, Diversify or Die.

6. Professional tools:

Will command of Translation Memory tools (e.g. MemoQ, WordFast, Trados) help you get work? - Probably. Command of Word, Excel, and PowerPoint is a fairly basic demand nowadays.

7. What to ask your Agency contact when undertaking a job:

- Deadline? Urgency? Urgency fee? Remember Murphy’s Laws for Translators: every job will turn out to be more difficult and will take longer than you thought.

- Who’s the target audience? Is it intended for internal company use or a fancy marketing brochure?

- What register? Formal-legal? Fuzzy-warm?

- American/British English? French/Quebec French? Castellano or Argentinean Spanish?

-  Will a glossary of relevant terminology be provided?

- Who is your go-to person for questions? When are they available?

8. Setting expectations:

What does the Agency want from you? Briefly: Do a good job, fast, at a low rate, and be nice.

9. How to submit a translation:

- On time!

- According to the agency’s guidelines

- After self-editing, polishing, proofreading, checking spelling, terminology, names etc

- Format the document as close as possible to the original

- With as few comments, highlighting etc (to indicate unclear bits) as is humanly possible

- Always keep a copy  of the original and the translation. Back-up your work every day, on an external disc, on a “cloud”, or both.

- Hit CTRL+S every few minutes!

10. The human factor:

Nurture a good relationship with your agency contact person. Be nice. On the phone, by email, and in person.

11. Money makes the world go around: Payment

- Keep track of your work in a table, Excel sheet, notebook – whatever suits you: Customer name, file name, subject, word-count, rate/fee. When you get paid, check against your records. We’re all only human.

- Software designed especially with us in mind – Avodat Milim. There’s a full version and a “light” version for non-heavy users, e.g. translators with few clients or who work only part time.

When is it acceptable to ask for a raise?

- After having worked for the agency for at least a few months and proved to be consistently good and reliable translators

- If you’ve started accepting more difficult/complex jobs that require more time and effort.

12. We all have our off-days

Even a good translator sometimes goofs; or else the client doesn’t like his/her style.

The agency won’t stop working with a good translator; but will be more careful in the future.

The translator may decide to say No to problematic texts in the future.

13. Main reasons for end-client complaint
- Client expectations weren’t clear (e.g. copywriting vs. “plain” translation; heavy editing vs. proofreading, etc.)

- The agency chose the wrong translator for the job

- The job was submitted to end-client without editing (safety net for both translator and agency)

14. Positive feedback vs. flattery

Receiving positive feedback is great. Learn to distinguish between it and flattery that comes in lieu of decent pay. Some translators will accept lower pay in return for having their egos stroked. That isn’t fair to you and is detrimental to your colleagues.

Bonus #1

AnyTEXT guidelines to their translators, verbatim:

Keep the same filename; just add your language and the word count

(i.e. filename eng xxx.docx)

Before sending us your translation, please proofread your text looking for:

· Omissions

· Typing errors

· Typos in names, dates, numbers

· Spelling mistakes

· Grammatical errors

Please

· Use a consistent terminology throughout the text

· Apply language conventions on dates, numbers, titles, etc.

· Check format is identical (tables, bold, underline, etc.)

· In case of special requests, do not forget them.

Where appropriate,

· Use the supplied glossary to translate the text

· Read the supplied reference material before translating

· Check that references such as Table of Contents and Index entries, cross references, etc. match original

Use of Google Translate or similar software constitutes a breach of confidentiality and his prohibited to all our translators.

Bonus #2

Just in case you missed Aviva Doron’s and Eliezer Nowodworski’s talk, “It Takes Two to Tango”, here are a few of the advantages of working for a good agency:

- No need to chase clients – work comes to you.

- No need to chase payment – the agency pays like clockwork

- No need to deal with annoying end-clients – the agency serves as go-between

- Another pair of eyes goes over your work, another pair of hands deals with the graphic aspect.

Welcome to the club, good luck, and enjoy!

Seminar for new translators

A bit late in the day, it occurred to me that I should tell you all about the above wonderful opportunity, mainly because, to my surprise, the seminar program that appears on the ITA website and has been re-posted on Facebook and elsewhere, is in Hebrew only. Since many of my readers prefer English, and since I'm taking part in the event, here goes:

Should I become a translator? Can I make a living out of it? How do I find new clients? How do I find clients in the first place?!

We will do our best to answer the above questions -- and various others you were too shy to ask or simply didn’t know whom to ask -- in the ITA’s upcoming one-day seminar (well, half-day, actually). The speakers are all experienced translators, who’ll be only too happy to share their know-how with you, so that you can make a more informed decision on these issues: Do you want to be a translator at all? (Sure you do! It’s a great occupation), and how to make a living out of it (initiative and assertiveness go a long way.)

• Sarah Yarkoni will speak on how to get started
• Yael Segal will talk about contracts
• Yael Sela-Shapiro will give a presentation called Diversify or Die
• Ruchie Avital will address common translation mistakes
• Aviva Doron and Eliezer Nowodworski explain how agency-translator collaboration works
• And I will speak about such collaboration from the translator’s point-of-view: how to choose the right agency for you, and how to make the most out of it.

This seminar is the welcome brainchild of the Israel Translators’ Association, and will conclude with meeting representatives of several agencies. You see, we’ll be saving you the trouble of looking them up and pursuing them on your own. So make sure your CV is up-to-date and up-to-scratch, and bring along a bunch of business cards, too. (You do have a business card, don’t you? Because if you don’t, it’s a little late for this occasion. Not too late for other occasions, though. Just don’t keep putting it off!)

To sign up, write to ofraflint@gmail.com, and attach your CV. And yes, it does cost money. But rather than studying for a whole year and only then deciding if it’s right for you, come to this informative afternoon/evening, get the lowdown from the inner circle, and be better equipped to make an informed choice at a bargain price.

Please note: Instead of translating the ITA's notice from scratch or rephrasing it in my own words, I asked my colleague Yael Sela-Shapiro, who’d already posted on the subject in Hebrew, whether I could give you my English version of her post. She said Sure, knock yourself out! So I did :-)

In any case -- hope to see you there!

At the ZOA House, 26 Ibn Gabirol St., Tel Aviv

July 29th, 2014, 2 p.m. – 9:15 p.m.